皇冠体育学院档案的双重使命是记录皇冠体育学院的历史，并提供对皇冠体育学院学术项目具有长期研究和教学价值的主要资源的访问. 档案馆提供公开和公平的机会使用其服务和保管的记录，没有歧视或优惠待遇, and in accordance with legal requirements, institutional policies, and donor agreements.
I. User Communities
- 档案馆向皇冠体育学院的学生提供资源和服务, faculty, and staff, as well as the general public. 不需要特别许可或介绍信. 使用档案或手稿收藏的研究人员必须在档案馆登记. 他们必须在每次访问时出示有效的带照片的身份证件并签署访客登记表.
II. Limitations on Access
- 档案馆致力于保存学院的记录和手稿收藏，并在收到后尽快将其用于研究. At the same time, the department may have a legal, institutional, 或其他限制访问某些集合或部分集合的义务. 档案馆将告知研究人员查阅其藏品的条件.
- 学院办公室可以规定移交给档案馆的记录是否可以由其他人自由使用或应限制使用. 档案馆将把查阅受限制记录的请求转介给有关办公室.
- 私人捐赠人可以对捐赠给档案馆的藏品施加合理的限制，规定具体的时间限制. Such restrictions must be documented in the Deed of Gift. 捐赠者被允许访问他们捐赠和限制的收藏品. However, 不得允许他人查阅，否则将构成查阅档案藏品的不平等.
- Restricted records are closed for research purposes. 档案馆不会编辑受限制的记录，除非在加入文件(学院记录的情况下)或赠与契约(捐赠的情况下)中明确规定的条款下明确允许这样做。.
- 未经处理的档案和手稿收藏通常被认为是封闭的研究. 但是，档案馆将根据具体情况考虑查阅这些藏品的请求.
III. Intellectual Access
- 档案馆通过告知研究人员馆藏的存在，方便了他们的访问. This is accomplished through Web sites, finding aids, container lists, inventories, and the assistance of staff members.
IV. Physical Access
- 保护和确保其馆藏的持续可访问性, 所有资料的使用必须符合档案馆的规定.
- 档案馆可以限制表现出粗心大意或故意破坏以危及馆藏安全的个人进入档案馆, or violated its policies and regulations.
- 档案馆可能会要求研究人员使用记录的访问副本来代替原件，因为原件的物理状况或格式使其无法使用.
V. Reference Services
- Copying Services and Fees. 档案馆提供复印服务，方便查阅馆藏和资料. 所有关于复制品的询问必须提交给工作人员. Use of personal copying equipment is generally permitted, 提供这种使用是事先与工作人员讨论的, does not endanger the records being copied, and does not disrupt other researchers. Resources permitting, 档案馆将代表研究人员进行有限数量的复印工作, and reasonable fees will be charged for this service. 所有的副本，无论是由部门工作人员还是研究人员制作的，都必须符合版权法, departmental procedures, and concern for the physical preservation of the records.
- Research Services and Fees. Resources permitting, 档案馆将代表研究人员进行有限数量的研究, and reasonable fees will be charged for this service. Charges apply whether or not an actual record is found.
- Permissions for Public Use and Fees. 个人使用本馆馆藏的副本(例如.g., a photographic print acquired for home decoration). However, 任何公众使用我们的藏品或藏品的副本，本部门都需要得到书面许可.
In some cases, 档案馆可根据其对馆藏实物材料的所有权收取费用. 此费用不代表对任何相关材料的版权主张, 尽管在某些情况下，档案馆可能拥有这些材料的版权. Payment of the use fee does not constitute, and should not be viewed as, 复制受版权保护的作品获得版权所有者的许可. 用户必须自行决定他们打算使用的图像是否侵犯了版权, rights to privacy, or other rights. - Citation Format. 档案馆将向研究人员提供一种推荐的引用形式，注明知识库的名称并识别其馆藏中的项目.
VI. Loan of Materials
- 经档案管理员许可，转移到档案馆的大学档案可以暂时或无限期地返回原办公室，用于行政或法律用途. Nevertheless, 档案馆强烈鼓励办公室使用档案馆阅览室的记录，而不是将其归还, 或者在需要一段较长时间的信息时创建参考副本.
- In some circumstances, 本馆可按规定程序临时出借展览原始资料. 借出原始资料的最终决定由档案管理员作出.
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