采购政策

本政策概述了所有皇冠体育学院人员使用的总体采购要求和期望.

所有部门在采购货物、材料和服务时都必须遵守这一政策.

采购 指获取商品和服务.

资本设备 是否定义为使用寿命为一年或一年以上且最低购置成本为25美元的财产,000元/件.

唯一来源 意味着单个供应商是唯一有资格满足部门采购目标的供应商. 被认为是唯一的来源, 因此, 免除投标程序, 必须满足下列条件之一:

• 实际需要的产品或服务是唯一能满足部门需要/要求的, 而且只能从一个来源购买(制造商或经销商).
• 产品或服务必须与现有设备或服务匹配或兼容.
• 所需要的产品是根据授权或合同特别要求使用的.
• 所需的服务由当地公用事业或政府控制/授权.
• 专业或艺术服务.
• 存在一种不寻常的或令人信服的紧迫性.

皇冠体育大学 supports sustaining and promoting a procurement environment based on the understanding that departments are the best positioned to determine what they need to run their programs; they are the experts. 政策, 程序, and processes are meant to reflect an environment that puts them in the best possible position to get the products and 服务s they need in a timely and cost-effective manner to effectively run their programs while ensuring appropriate business processes are followed.

采购决策是代表学院和公司做出的商业决策, 因此, 应该最大限度地考虑学院的最大利益. 采购也需要最有效和最具成本效益. 遵循政策和程序，确保在与外部供应商打交道时进行适当的业务流程.

学院的每一笔采购交易的目标都是尽可能获得最佳价值. 最佳价值是通过评估许多因素(如价格)来确定的, 交付能力, 质量, 过去的表现, 培训, 金融稳定, 服务功能, 易于订购, 付款, 等.)，并选择一个供应商，提供这些因素的最佳组合.

The 大学 strives to procure most goods and 服务s using contracts with appropriate terms and conditions to protect the department, 大学, 和供应商. 当政策要求投标时, they are to be conducted on an open and competitive basis without 较喜欢itism to maximize the best value for the department and college. 有兴趣的供应商将得到公平和公正的考虑.

学院的采购政策旨在与公认会计准则(GAAP)一致。, OMB通告A-110, OMB通告A-21 (CAS -联邦成本会计准则), 和联邦收购条例(FAR). 大学 departments will ensure that each transaction is classified or defined as an allowable expenditure on a specific account. 对于赞助项目，某些购买可能是不允许的.

应付账款, 是财务办公室财务主任办公室的一部分, 是所有集中支付活动的单一联系点吗. 他们将把所有采购订单发给供应商, 并根据部门要求对采购订单进行修改.

权力与责任 

如上所述, 学院维持一个采购环境，赋予各部门相当大的决策权. 这些活动包括:

• 决定他们需要哪些产品和服务来运行他们的程序.
• 向与学院有合同和协议的首选供应商发起采购.
• 适当处理低于25美元的个人购买,000，同时创建购买25美元的申请单,在执行一项合同或购买之前，必须要有1万英镑或更多.
• 购买$50,000或以上:
  • 征求投标, 证实从单一来源采购, 或在适当的时候提供首选供应商的分析.

Employees involved in the purchasing process take full responsibility for understanding the 大学’s policies and 程序 regarding purchasing and supplier relations. 采购决策是代表学院和公司做出的商业决策, 因此, 应该最大限度地考虑学院的最大利益.

A department must have all appropriate Drug Enforcement 政府 (DEA) licenses if it utilizes controlled substances.

采购过程中职责的分离提供了适当的控制. 随着购买的美元价值和复杂性的增加, 因此，要求学院承担购买义务的权力和责任水平也是如此. 部门内职责分工的例子如下:

• 请求者/最终用户(PI，实验室助理，部门助理，财务助理等.):
  • 确定他们需要什么.
  • 确定首选供应商是否能满足需求
  • 研究供应商
  • 征求价格
  • 分析成本和评估其他重要因素.e.送货、客户服务等.)
  • 选择供应商
  • 与授权的请求者沟通需求
  • 跟踪文件和文书流程
  • 确保正确接收订购的货物或服务，并根据条款和条件完成合同
• 审批人(主管、业务经理、实验室经理、项目负责人等.):
  • 验证交易的合法商业目的
  • 确定首选供应商是否能满足需求
  • 批准请求
  • 确认有足够的资金可用
  • Ensure compliance with 大学 policy and applicable regulations regarding the 使用 of restricted funds and the acquisition of regulated or controlled goods
  • 与供应商协商并解决纠纷
  • Monitor and reconcile purchase transactions using the financial system and associated financial statements and reports
• 系主任、院长、教务主管、行政部门负责人等.:
  • 审核和批准报销申请和其他特殊采购交易
  • 必要时批准申请单
  • 监控预算
  • Ensure compliance with college policy and applicable regulations regarding using restricted funds and acquiring regulated or controlled goods.

道德

所有采购交易应遵循商业道德标准. 违反学院采购政策应报告系主任, 审计委员会, 及/或书院职员. 对违反商业道德标准者，将根据学院相关政策采取纪律处分, 直至并包括终止雇佣关系.

学院人员不得索取或接受来自任何供应商或潜在供应商的重要礼物. “重要礼物”是任何物品, 服务, 较喜欢, 钱, 学分, 或者其他人无法获得的折扣，可能会影响购买决策. 学院的工作人员可以接受一些微不足道的东西作为礼貌，但不恳求他们. 接受偶尔参加商务宴会的社交邀请, 娱乐, and hospitality will be subject to prudent judgment as to whether the invitation places or appears to place the recipient under any obligation, 场合的适当性, 频率, 设施的选择. Questions about the value of a gift or the appropriateness of an invitation should be referred to your supervisor to ensure compliance with the 大学’s conflict of interest policy. Sound business practice requires that employees not make decisions for the 大学 if the outcome directly affects their personal economic interests. 欲了解更多信息，请参考学院教职员工利益冲突政策.

合同协议

End 使用rs within departments typically do NOT have the authority to sign ANY contracts or agreements with outside parties in the name of the 大学. Contracts should be sent to the Director of Finance Operations for review for consistency with 皇冠体育 procurement policy. 然后，该文件将被转发给授权签署人. 目前授权签署合同的官员有:

• 总统
• 副总裁/财务主管
• 副总裁/机构发展
• 控制器/分类. 副总统
• 房地产和信托管理助理财务总监

在某些情况下，上述人员已将有限的签署权力下放给另一职位. 部门主席/主管可以执行每年5万美元以下的合同. 在财务办公室以外签署的任何合同的副本必须送到财务办公室存档. 最好是, 合同应该在工作日创建, 自动把合同送到财务处吗.

采购订单申请单

采购申请是电子工作日创建的. 工作日的指示都在适当的工作辅助中 工作资源 应用程序在工作日的主页.

应使用采购申请单:

• 当供应商要求其延长信用时
• 使用亚马逊时, CDWG或Office Depot通过“连接到供应商网站”(Punchout)选项获得学院折扣
• 所有收购金额为25,000美元或以上

当创建采购订单(PO)申请单时, 请务必输入足够的细节，并仔细键入. 如下一节所述，申请将通过审批业务流程. The requisition should be requested when the initial agreement with the supplier is reached or when a bid needs to be sent out to multiple suppliers. 工作日 采购有一个名为“报价请求”的投标表格，这是首选的投标方法. 不要等到工作完成，收到发票. 如果您不确定确切的成本，则订单应注明“不超过”的金额。.

可以为一次性购买准备采购申请单, 比如文件柜, 或者在整个财政年度进行多次采购, 如一般办公用品. 在某些情况下, 可以允许部门的支出超过部门预算, 因为它可能有一些有限的资金可以用于购买, 或者它可以监督几个部门的预算, 另一个预算有盈余. 这些是单独处理的, 财务规划和分析助理总会计师将与应付帐款人员一起工作, 财务办公室助理财务主任, 并与部门人员一起制定出合适的解决方案.

审批-发票/RFC/PO申请单/采购卡

一般:

• 如果交易金额为25,000美元或更高，则成本中心经理提供最终批准
  • 如果是程序, 格兰特, 项目, 或礼品是在交易, 它将被发送给分配给该计划的个人, 格兰特, 项目, 或礼物
• 如果交易金额是25美元,000或更多, 然后由相应的助理副校长/副院长/执行主任负责
• 如果是15万美元或以上，则转给相应的副校长/院长和
• 如果超过50万美元，则归财务主管
• 购买产品和服务3美元,500个或更多的使用联邦拨款的研究也需要得到资助研究办公室的批准.
• 任何旅费报销都需要主管签字. 注意: 旅行报销是一个使用请求检查(RFC)表单的手动过程, 它的副本在工作日主页上的工作资源应用程序中.

采购订单申请单(除上述外)

• 25,000美元或以上的采购需要订购单，但以下情况除外:
  • 雇员报销
  • 专业服务(i).e.律师、工程师、建筑师)
  • 零用现金
  • 邮资
  • 奖品和酬金
  • 订阅
  • 会员及会费
  • 登记
  • Inter-college支付
• 联邦补助金采购至少需要两个投标，除非是单一来源 联邦奖励的统一管理要求、成本原则和审计要求 (或统一指导).
• 5万美元或以上的计划采购需要两个供应商报价/估价. 如没有提供两个供应商报价/估价，可选择以下方案:
  • 替代报价/估算选项:
    • A 申请单报价/估价表 是必须填写或
    • 为确定所选供应商而进行的文件化分析.
      • 例如, 如果分析是通过电话进行的, 这些对话应该被记录下来，并附在PO上，并附上所做决定的摘要. 订单金额应该是估计的.
      • 提示:估计高比估计低好, 因为任何差异大于批准金额的10%需要更改订单.
  • 唯一来源选项: 购买在价格上没有竞争力的商品或服务, 规范, 使用, 或者工作范围. The commodity or 服务 is proprietary; no other supplier is qualified or willing to meet the specified requirements. 附加 单一来源证明表格 到申请单.
  • 合同的选项: 创建供应商合同 在工作日中，附加 首选供应商表格 签署合同，并提交. 一旦获得批准, 采购订单可以从合同中创建, 如果不需要采购订单，也可以从合同中创建供应商发票. 注:如果有执行/签署的合同, 不需要附上首选供应商表格.
• 助理财务主任办公室核准最高$50,000的POs
• 控制器批准$50,000及以上的POs

采购订单

一旦采购申请被批准, 将发出采购订单, 并向请求者发送通知. The system provides a Purchase Order number that becomes the reference number when invoices are applied against the Purchase Order.

您希望在采购订单中包含的所有信息都应包含在采购申请单中. 所有的采购订单都发给供应商. 供应商被指示将发票发送到财务办公室地址或通过电子邮件发送到 发票 按照采购订单上的指示. 这样做是为了让我们收到折扣，如果可能的话，任何发票有条款，如.e.如果在10天内付款，有2%的折扣.

A single purchase order may be charged to more than one account provided that the accounts are appropriate classifications for the type of expense made.

处理与采购订单一起订购的项目的发票

只有在收到商品或服务后，购买交易才算完成, 供应商的货款已经付清. 当发出采购订单时, 本部门有责任确保供应商在适当的期限内得到付款. Funds are properly encumbered and set aside to pay these obligations by issuing a Purchase Order through 工作日 before the purchase. 产权负担不是合同，但确保了所需资金的可用性. 应付账款支付学院外部供应商采购的发票, 员工补偿, 以及支付给独立承包商的款项.

当财务办公室收到发票时, a copy of the invoice will be forwarded to the requestor for input into 工作日 using the Supplier 发票 Workbench task. 对于使用Punchout选项的请求, 发票直接加载到工作日, 不需要请求者输入发票. 是否可以关闭PO, 请在评论中注明，或向费用采购专员发送关闭请求.

付款条件 & 处罚

每个供应商的发票应在发票生成后的一段时间内付款. 这通常以收到发票后的天数计算. 学院支付供应商发票的标准是在收到发票后三十(30)天内. 这被称为NET 30的付款条件.“学院必须及时履行其义务. 不遵守付款条款通常会导致:

• 信贷控制, 供应商在未偿债务未付清前拒绝履行后续订单.
• 不太有利的条件, 供应商收取滞纳金，甚至要求提前付款.
• 未来采购价格上涨.

供应商可以对整个学院实施上述一项或多项措施, 即使纠纷只涉及一个部门. The 应付账款 department does what is necessary to prevent any of the above while acting within sound financial controls. 各部门必须确保采购在工作日得到正确的核算.

对于设备、酒店房间或餐厅用餐，学院不免除销售税.

支付过程

一旦任何差异被纠正，支票就会被打印出来. 一般来说，每周每天都有检查运行和检查支出. 这些支票被打印出来，并带有硬编码到系统中的自动签名. 财务处还为员工和供应商提供直接存款服务. 直接存款需要单独支付, 这些文件被传送到银行，贷到相应的银行账户.

寻找新的供应商

如果需要将供应商添加到工作日, 请求者必须在工作日内完成供应商请求. 这个过程由应付帐款管理, who will first verify whether the supplier already exists in the system and may also check several other sources (the Federal ‘do not 使用’ list, 美国财政部, 等.)，然后决定是否添加供应商. 需要从供应商处获得签署的W-9表格.

额外的特别批准

限制大宗商品. 购买某些商品, 比如任何放射性元素或大型设备, 可能需要特别的步骤和/或额外的批准 院长办公室 在它被收购之前.

系统访问

Each department is responsible for identifying who can access 工作日 to obtain general ledger activity reports (budget versus actual). 通过工作日中的Create request任务收到访问会计系统的请求后, 财务运营总监负责设置适当的人员并保持访问权限.

执行/后果

员工必须被授权将学院的资源用于购买. 大学教职员工有责任遵守政策的所有部分. 不当使用采购权的例子包括:

• 为避免投标要求和审批，将一笔大采购分成两个或更多的小订单.
• 使用不适当的图表字符串或帐户代码.
• 利益冲突和/或不良道德行为.
• 不当, 误导, 或欺骗性地使用唯一来源证明, 投标文件, 或相关信息. Departments and individuals will be subject to disciplinary action for failing to handle purchases according to policy and 程序. 这可能包括:
  • 取消个人或部门的委托采购权
  • 人力资源部可能会推荐员工进行纪律处分

环保意识

在作出适当的采购决定时，应考虑环境影响. 皇冠体育大学 encourages departments to consider using products and 服务s that impact the environment less than competing products when it is a good, 这样做的最佳价值决策. 一个好的, best-value decision based on a thorough total cost of ownership analysis considers the initial cost of the item as well as factors such as:

• 能源效率. 购买能源之星(或, 如果没有能源之星评级, 高效节能设备). Energy Star is a program helping businesses and individuals protect the environment through superior energy efficiency.
• 运输材料. 购买用可回收或可重复使用的容器装运的产品，并由回收材料制成(i.e.(纸板箱). 也要求散装包装时，多个项目订购交付在同一时间.
• 回收的内容. 购买由适合预期用途的回收材料制成的产品. 寻找高比例的后消费内容. ‘Post-Consumer’ is material that has served its intended purpose and has been discarded for disposal or recovery by a business or consumer. 其他 recycled content includes post industrial wastes which are by-products of a manufacturing process that would normally not be re使用d in the process.
• 其他. 供应商和/或生产商的环境绩效也应考虑在内, 例如防止浪费, 减少废物, 污染防治, 清洁空气和水项目, 物料再利用, 尽量减少废料, 以及其他绿色工厂的倡议, 等.

通过拍卖购买物品

在一般情况下, 学院不鼓励使用网上拍卖和拍卖行定期购买商品和服务. 偶尔, 然而, 很难找到或专门的项目可能成为可购买通过拍卖过程. 对于这些情况，学院的指导方针概述如下:

• Make certain that the auction ho使用/website offers protection against purchasing defective or erroneously described merchandise. 所有拍卖购买, 部门应确保拍卖行/网站允许退款, 如果有必要的话, 在对收到的货物进行实物检查后.
• The department should document and understand fully all warranties and other protections offered by the seller or auctioneer.
• 所有拍卖采购所需的文件:
  • 所购买商品的描述
  • 解释为什么物品需要通过拍卖购买
  • 最终成本
  • 购买确认书复印件
  • 列出或市场价格从其他卖家的可比项目
  • 描述所有保证的文件
• 在网上拍卖网站购买物品，须使用学院P-卡付款，但下列情况除外:
  • 对于低于25,000美元的非网络采购，应在工作日中创建供应商发票
  • 满25美元,000或更多, 应发出申请单，申请单将导致采购订单的签发.